Les ressources et outils à votre disposition

Les associations ont la possibilité d’informer la communauté EPFL de leurs activités par le biais du mémento des associations. Cet outil a été développé spécialement à leur intention, et permet de catégoriser les événements annoncés, ainsi que décrire leur contenu.

Les annonces sont modérées par des étudiant·e·s membres d’associations d’étudiant·e·s.

Une fois par semaine, une extraction automatique du contenu du mémento est effectuée, et envoyée de manière concaténée à tous les étudiant·e·s du campus.

Il est également possible de s’abonner aux informations du mémento, en choisissant certains paramètres d’extraction.

Le mémento et la liste générique news_associations@epfl.ch sont les seuls moyens autorisés aux associations pour contacter la population estudiantine de l’EPFL. Tout abus des autres listes génériques, même celles modérées, est passible de sanctions, pouvant aller jusqu’à la suppression du statut d’association reconnue par l’EPFL.

Les associations reconnues par l’EPFL peuvent, une fois par semestre, utiliser la liste de distribution news_associations@epfl.ch, qui pointe vers tous·toutes les étudiant·e·s et doctorant·e·s de l’EPFL.

Les commissions, pôles et autres groupes présents dans la structure formelle des associations reconnues par l’EPFL (ci-après « groupes ») peuvent faire une demande exceptionnelle d’envoi aux modérateur·trice·s (moderation_associations@epfl.ch), en motivant les raisons de l’utilisation de cette adresse au-delà du quota généralement admis d’un mail semestriel (spécificité des informations, structure de leur association faîtière…).

1. Les modérateur·trice·s auront la charge de juger de la pertinence de l’envoi du mail sur l’adresse.
2. Le droit d’utilisation sera évalué au cas par cas pour chaque mail à envoyer via l’adresse.
3. Le groupe ayant obtenu un droit d’utilisation exceptionnel devra se conformer au présent règlement. En cas d’obtention d’un droit d’utilisation exceptionnel, le groupe ne peut prétendre à plus d’un envoi par semestre.

Un jury composé de 5 modérateurs·trices (étudiant·e·s) contrôle le contenu. Si 3 jurys sont d’accord, votre news est libérée et envoyée à tous·toutes les étudiant·e·s et doctorant·e·s de l’Ecole. Si le jury n’est pas d’accord, les raisons seront communiquées à l’expéditeur·trice. Délai de réponse dans les 72h. En cas de question, les modérateurs·trices sont atteignables à l’adresse moderation_associations@epfl.ch.

Les modérateurs·trices, tous·toutes membres d’associations, suivent une charte pour se coordonner sur la libération des messages.

Pour information, dans le cas de mails associatifs, les canaux « personnel.epfl@epfl » et « etudiants.epfl@epfl.ch » ne sont pas utilisables.

Le mémento et la liste générique news_associations@epfl.ch sont les seuls moyens autorisés aux associations pour contacter la population estudiantine de l’EPFL. Tout abus des autres listes génériques, même celles modérées, est passible de sanctions, pouvant aller jusqu’à la suppression du statut d’association reconnue par l’EPFL.

Le Bureau des Affaires Associatives (BAA) de la VPA DP-RE est en charge de la modération des courriels envoyés à

• liste_associations@epfl.ch

Cette adresse email générique comprend l’ensemble des comités d’associations reconnues par l’EPFL.

Pour assurer une utilisation optimale de cette adresse générique, la VPA DP-RE a pris des mesures quant à la diffusion de messages par le biais de cette liste. Nous vous prions dès lors de bien vouloir prendre note des règles suivantes :

Sont acceptés…

• les messages indispensables aux comités des associations reconnues par l’EPFL pour la gestion de leurs associations et les éventuels rappels associés.
• les messages visant à la recherche de collaborations et de staffs

Sont refusés…

• les courriels personnels (objets perdus, location d’appartement, annonce de manifestations…)
• les courriels à caractère académique  
• les courriels n’ayant pas de lien avec la gestion d’associations reconnues par l’EPFL
• les courriels ne provenant pas d’une associations reconnue par l’EPFL et / ou  par un service de l’EPFL
• les courriels d’entreprises et, plus généralement, les courriels à caractère publicitaire, commercial ou encore les sondages issus d’initiatives personnelles
• les courriels à caractère injurieux et / ou offensant.

La modération intervient en principe dans les 72h ouvrables suivant l’envoi du courriel. En cas de refus, l’expéditeur·trice est informé·e par courriel du motif de modération.

En cas de questions : merci de vous adresser à associations@epfl.ch.

La fonctionnalité « Annonces » vous permet de transmettre rapidement à vos membres et abonné·es des informations sous la forme de messages, avec notifications push, consultables directement dans l’application EPFL Campus. Vous trouverez toutes les informations et détails d’activations de la fonctionnalité ici.

Vous pouvez faire apparaître des annonces sur les écrans qui se trouvent dans l’Ecole, en faisant la demande ici sur ServiceNow. Les critères d’affiche à respecter sont :

• Les dimensions de l’affiche doivent être « 1920 par 1080 pixels »
• Le format du fichier doit être « .jpg »
• La taille du fichier ne peut dépasser 1 Mo
• Le nom du fichier ne doit pas dépasser les 36 caractères avant l’extension .jpg

Pour les associations d’étudiant·e·s, un nouveau sigle « une association reconnue par l’EPFL » est entré en vigueur le 01.01.2021.  Elles doivent désormais utiliser ce sigle au lieu du logo EPFL sur les communications destinées à la communauté EPFL.

Les documents sont à télécharger directement sur cette page.

Les directives concernant l’utilisation des logos se trouvent sur go.epfl.ch/mcv et les documents sont à télécharger sur inside.epfl.ch/corp-id

L’EPFL autorise la pose d’affiches émanant d’unités de l’EPFL ou de l’UNIL, ainsi que les associations reconnues par l’une des deux institutions.

Pour l’EPFL, les demandes de validation d’informations sont à demander à corp-id@epfl.ch

Pour l’UNIL, en cas de question vous pouvez vous adresser au bureau de la FAE (021 692 25 91) /  fae@unil.ch.

Tout placardage en dehors des stèles ou ne correspondant pas aux directives ci-dessus seront retirés au frais des entreprises ou personnes.

Organisation du désaffichage :
Quand ? Chaque 1er jour ouvré du mois, un calendrier est publié chaque année
Quoi ? Toutes les affiches, sauf les fléchages –attention à votre timing…

Dates de désaffichage 2025

Dans la limite des disponibilités, l’EPFL peut mettre des salles de cours à disposition des associations reconnues, sur demande, pour faciliter la gestion des affaires par les membres des comités et l’organisation d’événements.

Les associations s’engagent à respecter les règlements d’utilisation et font un usage des moyens mis à disposition conformément aux règles de bienséance.

Demande de local de stockage ponctuel :
La VPA DP-RE met à disposition des associations 1 local de stockage temporaire, situé dans les abris sous la place de l’Esplanade. 5 m2 sont à disposition pour entreposer le matériel consommable lié à l’organisation d’événements. Veuillez adresser votre demande à associations@epfl.ch.

Demande de salle de cours pour réunions associatives ponctuelles :
Les réunions de comité ou les assemblés générales peuvent faire l’objet d’une demande de réservation de salle de cours. Celle-ci doit être envoyée à Médiacom-Événements en utilisant ce formulaire au minimum 5 jours à l’avance. 

Demande de salle pour évènements associatifs :
La gestion des évènements sur le campus EPFL est assurée par Médiacom-Événements. Veuillez vous référez à cette page pour les formulaires de demandes, les délais de dépôt des requêtes ainsi que toute autre information utile à l’organisation de votre évènement.

Sous réserve de disponibilité, des armoires peuvent être mises à disposition des associations ne bénéficiant pas de locaux. Elles se trouvent principalement au niveau 0 du Centre Est et du Centre Midi.

Transmettre la demande à associations@epfl.ch en y ajoutant ce formulaire dûment complété.

Vous pouvez demander des travaux à des ressources de l’EPFL en nous écrivant à associations@epfl.ch afin que nous puissions évaluer vos besoins et valider votre demande auprès du service concerné.
Pour ce faire, merci de nous fournir:

• un explicatif des travaux, la problématique actuelle, les améliorations qui découleraient des travaux
• le devis que vous avez reçu pour ces travaux (si applicable)