Activités accessoires

Principes de base 

Les interactions des membres du personnel et du corps professoral¹ de l’EPFL avec l’industrie, l’économie et les institutions sont souvent profitables, aussi bien pour l’enseignement que pour la recherche. L’EPFL encourage de telles interactions, du moment que celles-ci ne prétéritent pas l’activité, le service ou l’engagement des membres du personnel et du corps professoral envers l’EPFL.

Une «activité accessoire» est toute activité qu’une ou un membre du personnel ou du corps professoral exerce en dehors de ses rapports de travail avec l’EPFL, qu’elle soit rétribuée ou non. Il peut s’agir d’une activité exercée pour le propre compte du membre du personnel ou du corps professoral, pour le compte d’une entreprise privée ou d’une institution publique, de mandats d’enseignement ou encore d’une fonction publique. Les activités relevant des loisirs ou de la sphère privée, par exemple liées à des associations culturelles ou sportives, ne sont pas des activités accessoires au sens de la Directive concernant la gestion des conflits d’intérêts dans le cadre d’activités ou de fonctions publiques exercées en dehors des rapports de travail (LEX 4.1.1).

Les activités accessoires sont donc exercées à titre privé et sous la seule responsabilité de celle ou celui qui l’exerce.

Un conflit d’intérêt se définit par une situation qui en raison d’une activité accessoire peut porter atteinte aux intérêts de l’EPFL ; il s’agit en particulier de:

• Toute situation dans laquelle une ou un membre du personnel ou du corps professoral est mobilisé par son activité accessoire dans une mesure qui entrave ou réduit sa force de travail ;
• Toute situation restreignant la liberté académique ;
• Toute situation susceptible de porter préjudice à la propriété intellectuelle de l’EPFL, y compris celle générée par les membres du personnel ou du corps professoral exerçant l’activité accessoire ;
• Toute situation dans laquelle une ou un membre du personnel ou du corps professoral peut influencer des décisions de l’EPFL ou les relations de cette dernière avec des tiers ou peut apparaître comme partial en raison d’une activité accessoire accomplie dans son propre intérêt ou celui de tiers ;
• Toute situation dans laquelle une action ou une prise de position du membre du personnel ou du corps professoral dans son activité accessoire pourrait constituer un risque réputationnel pour l’EPFL.

Les membres du personnel et du corps professoral doivent défendre les intérêts légitimes de la Confédération et de l’EPFL. Tout membre du personnel et du corps professoral a par ailleurs un devoir de loyauté vis-à-vis de son employeur.

1. toute personne sous contrat de travail avec l’EPFL ou le CEPF

Obligation d’annonce et demandes d’autorisation

Toutes les activités accessoires, telles que définies ci-dessus, doivent être annoncées. Cette annonce se fait auprès du supérieur direct pour les membres du personnel. Elle se fait régulièrement, lorsqu’une nouvelle activité est entreprise ou qu’un changement intervient et auprès du Vice-Président pour les affaires académiques pour les membres du corps professoral.

Les membres du corps professoral annoncent également leurs activités accessoires de nature académique si ces dernières sont rémunérées plus de Fr. 200.- (par an ou par mandat) ou si elles leur confèrent un pouvoir susceptible de procurer un avantage pour soi-même ou ses proches.

À noter que les membres du personnel n’ont pas l’obligation d’annoncer des activités accessoires non rémunérées lorsque tout risque de conflit d’intérêts, ainsi que tout risque de compromettre la réputation de l’EPFL, d’une autre institution du domaine ou du CEPF, sont exclus.

En outre, certains types d’activités accessoires sont sou- mises à autorisation préalable.

Pour les membres du personnel, une autorisation doit être demandée auprès du supérieur direct pour les activités suivantes:

• Activité qui mobilise l’employé de manière à compromettre ses prestations (notamment si charge de travail cumulée > 110%)
• Fonction d’associé gérant/membre conseil d’administration/membre d’une direction d’entreprise, y compris startup
• Fonction de membre du conseil de fondation ou comité exécutif de fondation/association/institution publique si risque de réputation pour l’EPFL
• Activité accessoire qui risque de générer un conflit d’intérêts avec ceux de l’EPFL, d’une autre institution des EPF ou du CEPF
• Toute utilisation de ressources de l’EPFL ; dans ce cas l’autorisation est également à demander auprès de l’Office de transfert de technologies (TTO)
• Création/développement d’entreprise ; dans ce cas l’autorisation est également à demander auprès de l’Office de transfert de technologies (TTO)

Pour les membres du corps professoral, une autorisation doit être demandée auprès du Doyen et du Vice-Président pour les affaires académiques:

• Activité accessoire, lorsque le temps consacré à cette activité (ou ensemble des activités accessoires) > 1 jour / semaine pour un emploi à 100% à l’EPFL (ou l’équivalent en cas d’emploi à un taux inférieur à 100% ) 
• Fonction d’associé gérant/membre conseil d’administration/membre d’une direction d’entreprise, y compris startup
• Fonction de membre du conseil de fondation ou comité exécutif de fondation/association/institution publique, si risque de réputation pour l’EPFL
• Activité présentant un conflit d’intérêts potentiel ou risque important pour réputation EPFL
• Nomination en qualité de professeur d’une autre institution que l’EPFL
• Toute utilisation de ressources de l’EPFL ; dans ce cas l’autorisation est également à demander auprès de l’Office de transfert de technologies (TTO)
• Création/développement d’entreprise (startup); dans ce cas l’autorisation est également à demander auprès de l’Office de transfert de technologies (TTO).

Toute modification de l’activité accessoire soumise à autorisation, comme par exemple une modification du temps décidé à cette activité, nécessite la soumission d’une nouvelle demande d’autorisation.

Aspects particuliers

Membres de la direction EPFL

La part du revenu provenant d’activités accessoires des membres de la Direction qui dépasse 30% de la rémunération EPFL doit être remise à l’employeur. En outre, une telle activité accessoire ne doit pas compromettre l’exécution des prestations pour l’EPFL. Toute activité accessoire doit être autorisée par le CEPF.

Responsabilités 

Cadre juridique

• LEX 4.2.0.1 «Ordonnance du Conseil des EPF sur le corps professoral des écoles polytechniques fédérales»
• LEX 4.1.0.4 «Ordonnance du Conseil des EPF sur le personnel du domaine des Ecoles polytechniques fédérales» (Art. 53 et 56)
• LEX 4.1.1 « Directive concernant la gestion des conflits d’intérêt dans le cadre d’activités ou de fonctions publiques exercées en dehors des rapports de travail»
• «Ordonnance sur la rémunération et sur d’autres conditions contractuelles convenues avec les cadres du plus haut niveau hiérarchique et les membres des organes dirigeants des entreprises et des établissements de la Confédération»
• LEX 4.1.0.1 «Loi sur le personnel de la Confédération»

Informations complémentaires

• Site du TTO concernant les start-ups