Philanthropie : sponsoring et mécénat

Principes de base

Le principe de liberté de la Science est ancré dans la Constitution fédérale (art. 20 Cst), il n’est pas négociable.

L’origine des fonds et la réputation des mécènes doivent être établis. Les activités de mécénat doivent être exemptes de toute connotation religieuse ou politique.

Les contacts établis entre l’EPFL et des mécènes actuels ou potentiels doivent être exempts de tout conflit d’intérêt et ne pas être exploités à des fins personnelles.

Les intérêts des mécènes seront pris en compte lors des négociations mais aussi lors de l’exécution du contrat. Toutefois, la liberté académique, l’indépendance de l’éducation et les règles en vigueur à l’EPFL ne pourront être entravées. De plus, les mécènes n’ont pas un de droit de veto concernant la nomination de la professeure ou du professeur en cas de financement d’une chaire. Elles et ils ont cependant le droit de refuser d’associer leur nom à une candidate ou un candidat. Dans ce cas, l’EPFL renoncera au contrat et engagera la professeure ou le professeur, sans l’aide financière des mécènes.

La LEX 1.10.1 s’applique aux contrats de mécénat et aux contrats de sponsoring ainsi que -sous réserve de la Directive sur les subsides, les contrats de recherche et le transfert de technologie (DSCRTT, LEX 3.4.1)- aux dons pour la recherche et régit leur acceptation.

Responsabilités 

La Direction de l’EPFL est responsable de la stratégie de la philanthropie et du sponsoring de l’institution. Pour le compte de la Direction, la Philanthropie est en charge des due diligence qui la concernent ainsi que de l’assistance dans le processus et l’implémentation fundraising, le stewardship des mécènes, la coordination de la communication et exerce la surveillance de la bonne exécution des contrats.

Les Doyennes et Doyens ainsi que les Directrices et Directeurs de collège sont responsables, en tant que supérieure et supérieur hiérarchique des bénéficiaires, de la surveillance de la bonne exécution des contrats qui concernent leur faculté ou collège. Lorsque la ou le bénéficiaire n’est pas rattaché à une faculté ou à un collège, la Vice-présidente ou Vice-président concernée est responsable de la surveillance et de la bonne exécution du contrat.

Les titulaires d’une chaire ou d’un projet sponsorisé sont responsables de l’exécution des engagements contractuels et doivent collaborer avec la Philanthropie pour informer les mécènes de leurs activités, par le biais de rapports annuels par exemple.

Afin d’assurer une approche institutionnelle cohérente et stratégique de la philanthropie, l’EPFL a introduit en mars 2024 une politique de Functional Reporting. Celle-ci vise à coordonner toutes les activités de levée de fonds à travers l’institution. Chaque entité EPFL impliquée dans des démarches philanthropiques aura une personne de liaison (Liaison Officer) chargée d’assurer la coordination avec l’équipe Philanthropie. Avant tout contact avec un mécène ou prospect, le Liaison Officer se doit d’informer la Philanthropie et garantir l’alignement avec les priorités stratégiques de l’EPFL. Les Liaison Officers sont invités à participer aux réunions régulières organisées par la Philanthropie. Cette structure permet une collaboration efficace, une gestion rigoureuse des relations donateurs, et une représentation cohérente de l’EPFL auprès des mécènes.

Cadre juridique 

• LEX 1.10.1 «Directive concernant le sponsoring et le mécénat à l’EPFL»
• «Loi fédérale sur le principe de la transparence dans l’administration (Loi sur la transparence, LTrans)»
• LEX 7.1.0.2 «Directive sur la gestion de l’immobilier dans le Domaine des écoles polytechniques fédérales»
• «Directive relative au traitement des dons et parrainages concernant les immeubles du domaine des EPF»

Informations complémentaires 

• Dons

Conseils au quotidien 

Contacter la Philanthropie pour obtenir des conseils et des avis sur les procédures et les politiques en matière de sponsoring et mécénat (compliance et due diligence).

Ne pas partager ni diffuser d’informations et de documents confidentiels à des tiers sans s’assurer auparavant de la conformité avec la LPD et le GDPR.

Garder avec les mécènes ou les mécènes potentiels des relations strictement professionnelles et s’abstenir d’exploiter ces relations sur un plan privé.

Refuser toute rétribution basée sur une commission ou sur un pourcentage des fonds récoltés.

Refuser toute rétribution externe pour l’obtention d’un don ou d’une information susceptible de donner lieu à un don.